Gestão de Tempo e Tarefas

A Gestão de Tempo e Tarefas tem sido uma busca cada vez mais recorrente entre pessoas, tanto pelo viés pessoal, tanto pelo profissional. Percebida por muitos como uma necessidade, tornou-se habilidade essencial do mundo moderno.

É um assunto para se ter sempre em mente antes de realizar tarefas e envolvem capacidades como foco, organização e priorização. E na condição de uma qualidade pode ser aprendida, treinada e desenvolvida por qualquer pessoa.

O que é Gestão de Tempo?

Gestão de Tempo é a habilidade de manejar com eficiência as horas de um dia, cumprindo todas as suas atividades. Esta habilidade se torna cada vez mais importante diante do volume de distrações a que somos submetidos. Somado ainda ao número de tarefas que nos comprometemos na vida e no trabalho.

Gestão de Tempo é a habilidade de organizar, julgar e distribuir atividades de um dia, considerando as horas necessárias para sua realização com eficiência, do início ao fim da tarefa.

Aqui, o que poucos consideram são as inúmeras interrupções naturais (traremos este assunto a seguir) que podem (e vão) surgir ao longo de um dia. E lembre que ainda há famosa procrastinação (nome feio com efeitos igualmente feios).

Tempo e Trabalho

No trabalho não é diferente. E nele há um fator que potencializa a busca pelo aprimoramento do uso do tempo: resultado. Sem esquecer a figura do chefe que a depender do seu estilo de liderança, pode vir a somar com mais pressão na equação do tempo. Ou seja, a gestão de tempo e tarefas passa a ser algo urgente a se desenvolver.

Em média, um dia comum de trabalho tem 8 horas. Mas você já parou para pensar que nem todo ele é em si produtivo?

Existem as tarefas e os compromissos do dia, as tarefas acumuladas (de dias e/ou meses anteriores), existe você (sua energia do dia, seu estilo de trabalho, etc) e todo o seu ecossistema de trabalho: seus colegas, os clientes, a gerência, o sistema, fornecedores, o telefone que não para e os e-mails que não cessam, sempre com o alerta “há novas mensagens não lidas”.

Ao longo de um dia comum de trabalho, caso você registrasse, em minutos cada ação por você realizada, considerando todas as interrupções (telefone, chefe, colegas, sistemas), além das distrações (celular, por exemplo), você perceberia que o saldo líquido do seu trabalho efetivo seria bem abaixo das 8 horas regulares.

1/3 dele possivelmente, e já há estudos sobre isso.

E o que falar sobre o Tempo Pessoal?

Gestão de Tempo é assunto relativamente recente. Embora que seja pauta antiga em empresas e organizações de grande porte e de administração madura, principalmente as americanas (boa parte dos estudos sobre o tema vêm de lá), tem ganhado cada vez mais força, espaço e interesse comum no âmbito pessoal também, em razão da pressão do tempo sobre as obrigações que acumulamos ao longo de um dia.

Gestão de Tempo Pessoal é também uma habilidade, mas aqui relacionada às tarefas da vida, suas responsabilidades como pessoa, seus compromissos sendo: filho ou filha, pai ou mãe, irmão ou irmã, amigo(a), namorado(a), marido ou esposa e todos os outros papeis sociais que desempenhamos na vida.

Refere-se ao “lado” da vida que não é trabalho. Acompanhando igualmente a lógica sobre Gestão de Tempo e Tarefas, qual seja: habilidade de realizar tarefas de maneira organizada, focada e eficaz.

Relação entre Gestão de Tempo e Produtividade

Uma vez que uma boa Gestão de Tempo e Tarefas coloca as atividades, do trabalho e da vida, em ordem (ou o mais próximo disto), a produtividade surge como consequência natural desta habilidade em ação.

Produtividade nada mais é do que ser produtivo. Aqui também encontramos resquícios da cultura americana sobre a realidade do trabalho, alimentada e fomentada todos os dias, desde o seu surgimento, por ali, na Revolução Industrial do século 19.

Uma pessoa produtiva é alguém que entrega resultado mediante gestão de tempo e tarefas. Ou seja, é alguém que faz o que precisa ser feito dentro do prazo estabelecido.

Como ser melhor na Gestão de Tempo e Tarefas

Pensar em Gestão de Tempo e Tarefas nos faz refletir sobre: Como fazer caber a vida na agenda? Como sentir que deu conta das atividades ao final do dia, dos meses, dos anos…? E assim, sentir-se cumpridor dos seus compromissos, responsável, realizado.

Parece mesmo um superpoder, mas é apenas mais uma habilidade comportamental que serve para todas as áreas da vida e que exige e você pôr em prática: clareza e organização, prioridade e foco.

CLAREZA E ORGANIZAÇÃO: Tenha bem definido em sua mente o que você quer ou pretende daquele dia. A partir daí elabore uma lista simples de tarefas e compromissos.

PRIORIDADE: Com a lista na mão, calcule quanto tempo será necessário para se dedicar em cada uma das tarefas e reorganize a lista por prioridades. No topo dela, vai o que for mais urgente.

FOCO: Este talvez seja o ponto mais importante. Focar é a parte em que a mágica acontece. Focar é se manter atento e dedicado em algo que se está fazendo pelo tempo que você determinou ser necessário. Evitando e bloqueando firmemente toda e qualquer natureza de distrações e interrupções até que se tenha por concluída a sua tarefa.

Para este fim, há aplicativos como o Forest que podem apoiar você nesta desafiadora jornada. (O Forest estpa disponível para Android e IOs.

Uma habilidade diferenciada

Desenvolver a Gestão de Tempo e Tarefas é um grande diferencial pessoal e profissional, ajuda na produtividade do trabalho, ganhos em qualidade de vida, significativas melhorias nos relacionamentos, contribui enormemente para a autoconfiança e vai construindo a maturidade do indivíduo.

É certo que enquanto houver vida haverá coisas a se fazer, por isso a Gestão de Tempo e Tarefas merece destaque na nossa rotina, com atenção especial e constante.